المشروع (Project) هو جهد مؤقت لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة، فالمشروع مؤقت لأنه يحتوي على بداية ونهاية محددة في وقت محدد، وبالتالي فهناك تحديد لنطاق العمل والموارد المطلوبة للتنفيذ، كما أنه فريد من نوعه لأنه ليس عملية روتينية بل هو مجموعة محددة من العمليات المصممة بدقه لتحقيق هدف. لذلك غالبًا ما يشتمل فريق المشروع على أشخاص متعددي المعارف والتخصصات، وأحيانا يكونون من منظمات أو مؤسسات مختلفة أو من مناطق جغرافية متباعدة. ومن الأمثلة الشهيرة للمشاريع: مشاريع تطوير البرمجيات، ومشاريع بناء الجسور والمباني، ومشاريع الإغاثة بعد وقوع الكوارث.

رغم ما تبدوا عليه هذه المشاريع من اختلاف وتباين، إلا أنها كلها يجب أن تدار بخبرة لتحقيق أهدافها في المواعيد المحددة ضمن الميزانية والخطة المعتمدة.

يمكن تعريف إدارة المشاريع (Project Management) بأنها عملية شاملة تهتم بتطبيق المعارف والمهارات والخبرات والأساليب والعمليات والأدوات لتحقيق أهداف مشروع معين تم تحديدها والاتفاق عليها. إن إدارة أي مشروع لها نتائج نهائية مقيدة بفترة زمنية محددة وميزانية محدودة، لذلك فهي تحتاج لمجموعة واسعة من المهارات التقنية والإدارية والتجارية.

لقد رافقت مهارات إدارة المشاريع تنفيذ كل المشاريع عبر الزمن بشكل غير رسمي، لكنها بدأت تظهر كمهنة متميزة في منتصف القرن العشرين، وتنقسم عمليات إدارة أي المشروع إلى خمس مجموعات:

  1. عمليات الاعداد.
  2. عمليات التخطيط.
  3. عمليات التنفيذ.
  4. عمليات الرصد والمراقبة.
  5. عمليات الإغلاق والانهاء.

كما يمكن أن تتعامل إدارة المشاريع مع عشر مجالات مختلفة هي:

  1. إدارة الزمن.
  2. إدارة الكلفة.
  3. إدارة الجودة.
  4. إدارة الموارد البشرية.
  5. إدارة التواصل.
  6. إدارة المخاطر.
  7. إدارة التكامل.
  8. إدارة نطاق العمل.
  9. إدارة المشتريات.
  10. إدارة أصحاب المصلحة.

إن أدوات إدارة المشاريع (Project Management Tools) هي الأجهزة التي تساعدك في تحقيق أهداف مشروعك وتضمن في الوقت نفسه استيفاء ما تحتاج إليه من عوامل أخرى مثل الوقت والميزانية والجودة، ويمكن تقسيم أدوات إدارة المشاريع إلى نوعين:

  • الأدوات المفاهيمية.
  • والأدوات البرمجية.

وغالبًا ما يتم تطبيق وتنفيذ الأدوات المفاهيمية بواسطة الأدوات البرمجية.

تتنوع الأدوات البرمجية لإدارة المشاريع في أشكالها وأحجامها، والجوانب التي تغطيها، مثلا: يساعد (Trello)على تتبع ما تفعله، بينما يسمح لك (Slack) بالتواصل مع أعضاء الفريق، في حين عند عملك على مشاريع متعددة ومتفرعة يعتبر (Zoho) مناسبا لهذه الحالة.

هذا التنوع يجعل من عملية العثور على الأداة المناسبة لتلبية احتياجاتك ليس بالأمر السهل، فرغم وجود تشابه في العديد من جوانب إدارة المشاريع لكل أنواع المشاريع، إلا أن هذه المشاريع أيضا تختلف في طبيعتها وحجمها والعديد من مميزاتها وخصائصها.

عند إدارة أي مشروع، يجب الانتباه الى أهم مكونات هذا المشروع والمتابعة الدقيقة لهذه المكونات والحصول بشكل مستمر على تقارير دورية عن سير العمل ومتابعة الخطط والعمليات التنفيذية بأصغر التفاصيل.

ولكن ما هي الأمور التي يجب إدارتها ومتابعتها بشكل دقيق لأي مشروع؟

  1. الخطة الرئيسية للمشروع: وهي الخطة الأساسية التي يمكن من خلالها تصور جميع مراحل المشروع، والتقسيم المنطقي لهذه المراحل، والأهداف التي نريد الوصول إليها.
  2. الوقت: وهو الوعاء الزمني اللازم لإتمام المشروع، وعادة ما يتم جدولة المهام المختلفة وتحديد أوقات البدء والتسليم لكل مهمة، والترتيب الزمني لهذه المهام وترتيبها ومدى تداخلها، وهو أمر مرهق يحتاج لكثير من الجهد والتركيز.
  3. الموارد: وتشمل الموارد البشرية، والمالية، والمواد والأدوات. ويجب التأكد من أن الموارد وطريقة تخصيصها كافية لإنجاز المشروع في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة.

فوائد استخدام أدوات إدارة المشاريع:

  1. سهولة التعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق.
  2. الشفافية والوضوح.
  3. توفير المال والوقت.
  4. المتابعة الدقيقة لمراحل تنفيذ المشروع.
  5. مركز واحد للملفات والوثائق
  6. الحصول على تقارير دقيقة ومحدثة.

أهم أدوات إدارة المشاريع:

تتنوع أدوات وبرامج إدارة المشاريع بتنوع أعمال ونشاطات الشركات والمؤسسات ونطاق عملها، لذلك يجب الانتباه عند اختيار الأداة المناسبة لنوع العمل، فيما يلي عرض لبعض أشهر أدوات إدارة المشاريع.

 

 

جانت بروجكت (Gantt Project):

جانت بروجكت هو أداة إدارة مشاريع مجانية ومفتوحة المصدر تساعد في إدارة مخططات جانت (Gantt Charts) الخاصة بمشروعك، وهي نوع من الرسومات البيانية التي توزع المهام المختلفة للمشروع عبر الزمن.

باستخدامه يمكن إدارة العديد من المشاريع، وإنشاء وتعيين المهام لهذه المشاريع وتحديد المواعيد النهائية، وتحديد أولويات المهام بالإضافة إلى تحديد أيام العمل وغيره من التفاصيل.

يمكننا البرنامج من إنشاء التقارير وتصديرها بتنسيق PDF وHTML  وCSV، وبالتالي استيرادها والاستفادة منها باستخدام برامج أخرى عديدة.

الايجابيات:

  1. مجاني ومفتوح المصدر.
  2. يسمح بتعيين الأدوار.
  3. يمكن إدارة أكثر من مشروع في نفس الوقت.
  4. يمكن تصدير التقارير إلى برامج أخرى.

تريللو (Trello):

يستخدم تريللو تخطيط الانتاجية في كانبان (Kanban) وهو أحد أطر العمل لتطبيق منهجية أجايل (Agile) في العمل، حيث يتم تقسيم المهام   إلى “اليوم” و “الغد” و “لاحقًا”.

تكون البداية بإنشاء مشروع يعرف باسم لوحة، داخل كل لوحة توجد أعمدة مثل الأفكار، والعمل، والمراجعة، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، إلخ، ثم يتم إنشاء بطاقات تمثل كل منها مهمة محددة داخل كل عمود. ثم يتم نقل هذه البطاقات بين الأعمدة كلما تغيرت حالتها.

داخل كل بطاقة، يمكنك إضافة وصف، وروابط، وصور، وإرفاق ملفات، وإنشاء مهام، والدردشة مع أعضاء الفريق الآخرين حول الموضوع.

يأتي تريللو بواجهة قوية تعمل مع مزودي الخدمات السحابية الآخرين مثل Google و IFTTT و Slack و وغيرها، مما يعطي البرنامج كثيرا من نقاط القوة والمرونة.

الايجابيات:

  1. متعدد المنصات.
  2. يدمج عبر API.
  3. جاذب بصريا.

 

سلاك (Slack):

سلاك (Slack) هو تطبيق مراسلة فورية تم تطويره ليصبح أحد أهم برمجيات العمل التعاوني، وذلك لتسهيل تبادل الرسائل والأدوات والملفات بين مجموعات العمل دون الحاجة لاستخدام تطبيقات أخرى.

سواء كنت رائد أعمال أو صاحب مشروع صغير أو متوسط أو حتى تمتلك فريق عمل يصل إلى ألف موظف وأكثر فهذا التطبيق هو المنصة السحابية الأمثل لتنظيم عملك من خلالها، فالبرنامج الذي تم تصميمه عام 2009 كأداة دردشة تقنية لمستخدمي الألعاب الإلكترونية، استطاع المطورين تمكين المستخدمين في عالم الأعمال من التواصل بسهولة خلاله، والقضاء على “إجهاد التطبيقات” المرتبط باستخدام تطبيقات الاتصال المتعددة.

الايجابيات:

  1. إنشاء قنوات عمل المشاريع لأكثر من فريق.
  2. مشاركة الملفات والشاشة.
  3. الإضافات والتكاملات مع التطبيقات الأخرى.
  4. مؤتمرات الصوت والفيديو.
  5. محفوظات الدردشة قابلة للبحث.
  6. يمكنك معرفة ما إذا كان أعضاء الفريق متصلين باستخدام ميزات التواجد.

أشهر التطبيقات التي يتكامل معها سلاك:

يدعم سلاك عمليات التكامل مع مئات التطبيقات المختلفة، ما يجعله الاختيار الأمثل لأي شركة تستخدم مجموعة من الأدوات للتعاون والتواصل، ومن أهم التطبيقات التي يتكامل معها:

  1.  Egnyte.
  2. Cisco Webex Meetings.
  3. Hive.
  4. BlueJeans.
  5. Lifesize.
  6. Google Hangouts.
  7. Talkdesk.

فريق مايكروسوفت (Microsoft Team):

يتشابه Microsoft Team مع slack، بمعنى أنه يساعد فريقك على التواصل من خلال الدردشات والمكالمات والتعاون ومشاركة الملفات. وهو مفيد بشكل أكبر إذا كانت معظم الأدوات التي يستخدمها فريقك هي من منتجات شركة مايكروسوفت، وكنت تستخدم  Office 365، فعندئذ لا يكون هناك أي تفكير من  غير Microsoft Team .

أفضل ما في Microsoft Team هو تكامله العميق مع منتجات Office الأخرى مثل word وExcel وPowerPoint وOneNote إلخ.  كما يمكنك بدء محادثة فيديو أو صوت باستخدام Skype أيضًا.

الايجابيات:

  1. محادثات الصوت والفيديو.
  2. التكامل مع منتجات ميكروسوفت.
  3. إنشاء قنوات عمل المشاريع لأكثر من فريق.

 

تستخدم لمة برامج إدارة المشاريع، وتعتمد عليها في خلق بيئة عمل مرنة تسمح بإدارة فرق العمل وتخصيص الموارد، وتوزيع المهام، والمتابعة اللحظية لسير العمل في مشاريعها المتنوعة، كما تشجع زبائنهاعلى استخدام هذه البرمجيات لخلق قنوات اتصال آمنة وموثقة.

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *